Phase 1 : Choix stratégique : Faire émerger des idées de projets, puis faire naître un projet (alternative stratégique pour l'entreprise).
Conception : émergence des idées de projets
1- Faire émerger les idées de projets, origine un individu ou fruit d'une équipe suite à un constat de fonctionnement.
2- L'évaluation des idées de projet est basée sur sa cohérence avec les objectifs généraux de l'entreprise. A ce stade, le projet peut être constitué uniquement d'une idée évaluée de façon globale et approximative au moyen d'études préliminaires reposant sur des techniques spécifiques (devis rapides, étude d'équilibre dynamique...).
L'aspect essentiel de cette phase est d'étudier le projet en insistant sur ses relations avec l'entreprise, sur la plus ou moins grande cohérence qu'il présente avec ses objectifs généraux et sur la possibilité de son insertion dans le cadre des contraintes techniques, financières et humaines.
Dès l'émergence de l'idée du projet surgissent des problèmes de communication entre l'avocat de l'idée du projet, les experts qui entrent en jeu et qui parlent des langages très différents.
Formulation : naissance de l'alternative stratégique (projet retenu)
3- Il est généralement trop long et trop coûteux d'analyser toutes ces alternatives (idées de projets). En pratique, une variante stratégique sera sélectionnée en partie sur des bases quantifiées, en partie à partir de jugements de valeur développés par l'expérience des décideurs.
Pour des raisons d'économie et de temps, une convergence rapide est souhaitable et s'obtiendra en particulier par l'établissement d'une communication créative entre analystes et décideurs, favorisée par l'utilisation de l'arbre d'objectifs, du cadre logique, de la matrice de définition de système, le MIP, etc.
En outre, le but du projet n'est jamais statique ni parfaitement explicite. C'est donc à partir d'une ébauche des buts poursuivis, d'abord floue et parfois contradictoire que la véritable finalité du projet se précise progressivement en fonction des événements et des analyses effectuées.