Conseils pour le succès du projet  La démarche pour mener un projet   Certaines étapes sont inutiles si, par exemple, vous êtes seul sur le projet. Conseils d'organisation de l'équipe projet : Diffuser un ordre du jour de la réunion au moins deux jours à l'avance Déterminer au début de la réunion l'heure de fin de la réunion Arriver à la réunion en ayant préparé ses interventions Les réunions sont faites pour prendre des décisions ou inutiles Venir avec des suggestions de solutions plutôt que des exposés de problèmes Tout noter par écrit sur un cahier " main courante " Faire souvent circuler des " flashes " d'information sur l'avancement du projet Diffuser l'information en copie à toutes les personnes ayant besoin de loin de connaître l'évolution du projet Afficher les tableau de bord et les plannings pour le suivi, en des endroits accessibles à tous Donner la priorité à l'important, auquel l'urgent a tendance à se substituer Prévoir et bloquer à l'avance dans l'agenda des jours pour faire le point ensemble et appliquer le principe : se voir plus souvent et moins longtemps Savoir rassembler toute l'équipe et prendre le temps de commenter les dérapages et échecs pour en tirer les enseignements Points particuliers d'un projet Unicité Analyse de l'environnement et élaboration des prévisions Conduite flexible nécessaire pour pouvoir s'adapter Nécessité d'établir des modes de relations entre l'interne et l'externe au projet Facteurs issus de l'entreprise et sous son contrôle Irréversibilité sauf coût fonction de l'avancement Mesures d'effets d'influence sont difficiles : problèmes de décalage dans le temps, de rectifications longues et difficile à mettre en oeuvre Marge de liberté élevée, jusqu'à arrêter le projet, mais se réduit avec l'avancement du projet et disparaître en phases de réalisation Les acteurs se révèlent progressivement tels qu'ils sont vraiment { d'où l'intérêt de la communication qui permet de ressentir les paradigmes de chaque acteur et de facilité d'autant l'échange} Normalement responsable de l'accomplissement des objectifs, la hiérarchie de l'entreprise assume plus qu'à l'habitude un rôle de soutien à l'équipe projet Au sein de l'équipe projet, la relation de travail se fait d'égal à égal pour favoriser le partage progressif et partiel des compétences Les facteurs clés de succès d'un projet : " la mission du projet " : ce facteur mesure la clarté et la définition des buts et objectifs du projet. Il est essentiel de clarifier les objectifs et les orientations générales dès le début du projet. Cela doit servir pour tous les membres de l'équipe; " le soutien de la direction générale " montre l'appui concret sans lequel le projet apparaîtra comme sans importance. Cet appui se matérialise par la volonté de la direction générale de fournir les ressources et l'autorité nécessaire au succès du projet; " la planification et la programmation " mesure l'attention et l'effort apportés à ces deux éléments, souvent seul mécanisme de feed-back pour plusieurs membres de l'équipe; " l'écoute des clients " mesure le niveau de communication, d'écoute active de toutes les parties impliquées dans le projet. La communication doit être continuelle dans les deux sens; " le personnel " : recrutement, sélection, formation, adéquation aux tâches; " les tâches techniques " : facteur qui mesure la disponibilité des techniques nécessaires, des technologies requises ou des expertises nécessaires dans le projet; " l'approbation du client " : comment s'effectue la 'vente' du projet au futur usager (sa " le pilotage et la rétroaction " : qualité de l'information et du contrôle à chaque phase de réalisation du projet; " la gestion des problèmes " : habileté à gérer les crises et les écarts indissociables à la gestion de projet. En outre, le succès d'un projet est d'autant plus élevé que : les modes d'organisation sont souples, flexibles et clairement articulés avec les hiérarchies, tout en restant favorables à l'autonomie des projets par rapport aux structures permanentes; la gestion du risque et des changements est traitée en priorité dans l'élaboration des systèmes de management du projet soit mis en place le plus en amont possible du cycle de vie du projet; les outils dit " soft " (outils de management et développement d'équipe et de communication) sont privilégiés aux outils dit " hard " (PERT, CPM, C/SCSC). Le rôle du chef de projet : fixer objectifs, itinéraire, stratégie, horaire, étapes et moyens coordonner les actions maîtriser, c'est-à-dire modifier itinéraire, horaire, étapes et ressources si l'objectif évolue et modifier les étapes suivantes en conséquence optimiser la répartition des ressources en vue d'arriver à une solution optimale au moindre coût Exemple de cycle de vie d'un projet complexe : phase de définition : - étude de faisabilité définition technico-économique recherche de finances et de partenaires phase de démarrage : - formulation du contrat formulation des responsabilités phase de réalisation du projet (planification et contrôle) phase de terminaison du projet (planification et contrôle)