Gestion de documentation Présentation Etant donnée la durée des projets et la mobilité des équipes projet, il est indispensable de conserver en permanence la trace de points clés des projets. En effet, la communication par voie orale est sujette à des oublis ou des déformations et doit être étayée par de l'écrit : c'est l'objet de la documentation des projets, composante du système d'information. Il existe 5 types de documents du projet : Documents de relation contractuelle Documents d'étude et de développement Document de gestion ou de pilotage du projet Documents d'assurance qualité Document d'exploitation et de maintenance Tous ces documents doivent être créés lors du projet afin de : formaliser l'organisation et le déroulement du projet ainsi que de préciser les méthodes qui seront employées pour mener à bien le projet; cela permettra par conséquent une bonne anticipation des phases du projet. de montrer le savoir faire du maître d'oeuvre au maître d'ouvrage. Méthodologie L'objectif est de définir les dispositions mises en place pour gérer la documentation. Elaboration Un standard documentaire doit être utilisé. Le cycle de vie associé à chaque nature de document produit doit être décrit. Pour chaque nature de document doit être spécifié : les états courants d'un documents par rapport à son évolution, les événements conditionnant son passage d'un état à l'autre. Identification Il faut établir une liste des documents devant être identifiés et gérés en configuration. Toute la documentation doit être complètement identifiée à l'aide : du numéro défini dans l'organigramme technique; d'un élément permettant de situer le document dans la documentation générale ; de la date de la dernière mise à jour ; d'un indice permettant de suivre l'évolution du document ; d'une information caractérisant son état dans son cycle de vie. Il faut préciser les règles d'évolution des identifiants documentaires et indiquer à quel moment du développement les documents sont identifiés. Diffusion Il faut prendre toutes les dispositions nécessaires afin de s'assurer que tous les acteurs projet concernés : sont informés de l'existence d'un document et de ses modalités d'accès  disposent directement du document qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches. Il est ainsi nécessaire de : identifier les documents auxquels s'appliquent ces dispositions décrire les mécanismes de diffusion mis en place pour la diffusion de la documentation décrire les mécanismes d'enregistrement des diffusions Vérification et approbation Il faut : répertorier les documents soumis à un cycle de vérification / approbation formelle ; décrire les procédures mises en place pour la vérification et l'approbation de la documentation concernée ; faire approuver ou au moins vérifier, par la fonction qualité, tout document. Classement et archivage Les règles de classement de la documentation doivent être établies afin d'en assurer l'accès et la consultation. Les critères d'archivage de la documentation comprennent : les critères de décision d'archivage les modalités et les durées de conservation des documents à archiver les règles de classement pour l'archivage.