Méthode Audit de projet

Présentation Durant la vie d'un projet, le chef de projeta la faculté et le devoir d'engager des actions visant à maîtriser les dimensions majeures du projet : coûts, délais, caractéristiques techniques, et d'une manière générale, tout ce qui peut concourir à la qualité du système cible, et du projet dont il est l'objet. Les actions fréquemment rencontrées, dans le cadre de relations client-fournisseur (notamment MOE-industriel), sont entre autres les audits. Il s'agit de bien définir et de clarifier ce que sont les audits de projet, afin d'éviter les confusions qui peuvent se traduire par des interventions mixtes, où chacune des parties identifie mal son rôle. Quatre entités principales oeuvrent aux audits: L'organisme client: c'est le demandeur de l'audit. A ce titre, il doit justifier la nécessité de l'audit, indiquer son objet, et constituer un comité d'audit afin de déclencher le processus. Le demandeur aura donc la charge de notifier sa décision de pratiquer un audit. Le comité d'audit : ce comité est mandaté par le demandeur de l'audit dont il reçoit une lettre de mission. Il est constitué de responsables hiérarchiques et de décideurs techniques. Les travaux du comité sont dirigés par le demandeur de l'audit. Le responsable de l'équipe d'audit est également membre du comité d'audit. L'organisme audité : c'est l'entité cible de l'audit. L'organisme audité se doit : d'informer son personnel, de désigner les responsables concernés en son sein, de faciliter l'accès aux diverses sources d'informations à l'équipe d'audit, de coopérer avec l'équipe d'audit pour garantir le bon déroulement de l'audit, de déterminer et mettre en oeuvre les action correctives demandées, à l'issue de l'audit. L'équipe d'audit : c'est le groupe qui mène l'audit conformément à la lettre de mission émise par le demandeur de l'audit. Membres ou non de l'organisme client, ces auditeurs sont réputés et compétents, objectifs, libres vis à vis des secteurs soumis à l'audit. L'équipe d'audit est placée sous un responsable d'audit, nommé par le comité d'audit. Les audits doivent être déclenchés à la demande et pour les motifs suivants: évaluation initiale d'un fournisseur potentiel, vérification, dans le cadre contractuel, que le Système Qualité ou le Plan Qualité du produit satisfont aux exigences spécifiées, et qu'il est effectivement mis en oeuvre, vérification, dans le cadre contractuel, que le développement et/ou la réalisation d'un produit sont aptes à garantir sa conformité vis à vis des spécifications, vérification, à la demande de tout organisme, et en dehors du champ contractuel, que son propre système qualité pour le produit est conforme à des normes. Méthodologie Les audits peuvent s'appliquer à tous les produits, procédés, services ou organisations de projet. Les audits concernent également toutes les phases d'un projet. Les audits doivent faire l'objet d'un calendrier d'exécution indiquant toutes les étapes de l'audit. La durée des audits doit être mesurée au regard de l'importance, de la complexité ou de la criticité des thèmes abordés. Les audits sont nécessaires là où un changement est apparu dans le système d'assurance qualité ou dans le Plan Qualité d'une entité ou d'un projet. 1- La mise en oeuvre des audits comporte typiquement les phases suivantes: La préparation de l'audit : Le responsable d'audit définit, sur la base de la lettre de mission reçue du demandeur de l'audit, l'objet détaillé de l'audit, ainsi que son ampleur: les sites, activités, produits concernés, les entités ou organisations concernées, la liste des auditeurs impliqués. Ces points sont soumis au comité d'audit pour avis. Puis le responsable d'audit établit un plan d'audit, qui est notifié par le demandeur de l'audit à l'organisme audité. La conduite de l'audit : Une première réunion d'introduction et de présentation de l'objectif de l'audit et des auditeurs doit être tenue avec l'organisme audité. L'audit se fonde sur les questionnaires préétablis par l'équipe d'audit, inconnus de l'organisme audité. L'exploitation des réponses se fait par comparaison aux exigences spécifiées. Toute anomalie ou déficience constatée doit être mise en évidence. Un soin particulier doit être porté sur les résultats d'actions de redressement issues d'audits antérieures. L'équipe d'audit peut se réunir pour confronter les différents résultats, notamment en cas d'anomalies ou d'insuffisance grave. A la fin de l'audit, l'équipe d'audit tient une réunion de conclusion, qui aboutit à la rédaction d'un rapport d'audit. Ce document est diffusé d'abord au comité d'audit, qui le transmet, sous l'autorité du demandeur de l'audit, à l'organisme audité. Les suites d'audit : Les responsables de l'organisme audité doivent indiquer, par écrit, à l'organisme demandeur de l'audit, les actions de redressement déjà entreprises ou programmées, ainsi que le calendrier d'exécution correspondant, à la suite de constats d'insuffisance. Parallèlement, le comité d'audit s'assure de la mise en place d'un plan d'actions correctives chez l'organisme audité, et veille au bon respect des délais et des coûts. En cas de divergence entre les actions correctives engagées par l'organisme audité et les conclusions du rapport d'audit, une réunion de correction doit être organisée entre les deux entités. 2- Le document lié à l'audit : le dossier d'audit : L'organisme demandeur de l'audit s'engage à classer, archiver et conserver le dossier d'audit qui comprend: le plan d'audit préparé par le responsable d'audit, le rapport d'audit du comité d'audit, les documents écrits attestant de l'exécution des actions correctives consécutives à l'audit. Conclusion La fonction principale de l'audit est de vérifier la conformité d'un produit, service ou procédé à une règle établie (norme, spécifications, tout document contractuel). Il existe des audits de natures différentes et ayant des finalités diverses : vérification financière, analyse a posteriori d'une difficulté, évacuation d'une situation de blocage... Tous doivent avoir en commun de contrôler la conformité d'une situation par rapport à une référence admise. Les audits répondent à une démarche orientée essentiellement vers l'assurance qualité qui implique client et fournisseur.J