Comment réussir la mise en oeuvre du workflow et du groupware dans les projets ?

A condition de bien définir l'objectif visé et de respecter quelques règles de bon sens, la mise en œuvre d'outils de workflow et de groupware se révèle être une aide précieuse pour la maîtrise et l'animation des projets. Le travail préalable d'expression du besoin, de structuration des produits finis des projets, de définition des procédures est sans conteste un investissement en méthode payant en soi. L'automatisation des procédures d'acquisition des documents, des requêtes et d'archivage apporte un confort et une qualité d'animation et de dynamique de groupe qui sont immédiatement perçus sur les projets. Cette automatisation ne s'oppose en rien à la qualité des relations entre individus sur les projets. Il s'agit en fait de deux plans distincts et complémentaires : le plan de l'outil s'intéresse à l'informationnel (données structurées, éléments techniques...) alors que le plan des contacts humains adresse le relationnel (éléments de contexte, orientations éclairages particuliers...). Enfin, l'ergonomie des outils permet d'obtenir une excellente traçabilité des projets, talon d'Achille traditionnel. Cette traçabilité fournit la matière pour le reporting et le retour d'expérience sur les projets, source de capitalisation des savoirs.